CONDITIONS GENERALES

Le cabinet CARTIER, Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée au capital de 10 000 euros, inscrite au tableau de l’Ordre des Experts-Comptables de Bourgogne Franche-Comté et au Registre du Commerce et des Sociétés de DIJON sous le numéro 850 594 516 et dont le siège social est situé au 12 rue Maréchal de Lattre de Tassigny – 21220 GEVREY CHAMBERTIN.

1. DOMAINE D'APPLICATION

Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le cabinet CARTIER dénommé l’expert-comptable et son client. Le client reconnaît qu’il contracte en qualité de professionnel et que la lettre de mission annexée constitue un contrat de prestations de services en rapport direct avec ses activités professionnelles.

2. DEFINITION DE LA MISSION

Les travaux incombant à l’expert-comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à son contenu.

3. OBLIGATIONS DE L’EXPERT-COMPTABLE

L’expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, de la norme professionnelle de « Maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens. L’expert-comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix.

A l’achèvement de sa mission, l’expert-comptable restitue les documents appartenant au client que ce dernier lui a confiés pour l’exécution de la mission.

L’expert-comptable est tenu :

  • A une obligation au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal,

  • A une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont adressés au client, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client. Les documents établis par l’expert-comptable seront en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales et OGA autorisées par mandat joint en annexe).

 

4. OBLIGATIONS DU CLIENT

Le client s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance de l’expert-comptable ou de ses collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client. Le client s’engage à :

  • Fournir à l’expert-comptable, préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L. 561-1 et suivants du Code monétaire et financier. Le contrat est conclu sous condition résolutoire de l’obtention de ces informations et documents. La mission ne pourra donc pas être mise en œuvre avant leur obtention :

    • Si le client est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie,

    • Si le client est une personne morale, tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social, l’identité des associés et dirigeants et la composition et la répartition du capital.

Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif, s’il apparait qu’une personne physique remplit les conditions pour être qualifiée de bénéficiaire effectif : les éléments d’identification de cette personne.

  • Mettre à la disposition de l’expert-comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission,

  • Permettre le rapatriement des données bancaires,

  • Avertir l’expert-comptable sous 48 heures en cas de contrôle fiscal ou social,

  • Réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives et notamment transmettre dans les 10 premiers jours du mois, les pièces comptables de la période définie écoulée. Auquel cas, il pourra être refacturé le montant de 100.00 euros H.T. par échéance pour non-respect de cette obligation compte tenu de la surcharge de travail engendrée,

  • Respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention de l’expert-comptable figurant dans la lettre de mission,

  • Porter à la connaissance de l’expert-comptable les faits nouveaux ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité,

  • Confirmer par écrit, si l’expert-comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité,

  • Vérifier que les états et documents produits par l’expert-comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard l’expert-comptable de tout manquement ou erreur,

  • Vérifier (notamment en cas de recours à de la sous-traitance) que ses fournisseurs sont tous régulièrement immatriculés au registre du commerce et des sociétés ou à la chambre des métiers. Pour la sous-traitance une attestation de vigilance devra être sollicitée et conservée avant le début de toute relation commerciale. Pour une complète information le client devra se reporter au site de l’Urssaf (www.urssaf.fr).

Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur. L’expert-comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.

Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par l’expert-comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.

Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.

D’une façon générale, le client doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

5. OBLIGATIONS SPÉCIFIQUES DU CLIENT RELATIVES A LA TRANSMISSION DES PIECES COMPTABLES

Toutes les pièces et factures transmises par le client seront réputées revêtir le caractère professionnel.

Ainsi, le client s’engage à ne déposer que des justificatifs de frais et dépenses en lien direct avec l’activité professionnelle. Le dépôt vaudra validation par le client de ce critère professionnel. L’expert-comptable ne procédera à aucune vérification spécifique et sa responsabilité ne saurait être engagée à ce titre. Dans l’éventualité où ce caractère professionnel ne serait que partiel, le client communiquera en même temps le pourcentage professionnel à retenir (téléphone, électricité, abonnements divers etc.). A défaut de communication en même temps que le dépôt de la pièce, le caractère professionnel sera retenu à hauteur de 100 %.

En cas de défaut de communication de pièces justificatives et dans l’éventualité où le client n’aurait pas apporté de réponse à un courriel de relance, ce dernier est informé et donne dès à présent son accord afin de comptabiliser :

  • La dépense au débit de son compte de l’exploitant ou de son compte courant d’associé (sans récupération éventuelle de la TVA),

  • Le client est informé que dans l’éventualité où l’écriture rendrait le compte courant débiteur, un remboursement immédiat et concomitant devra être opéré. A défaut ce débit pourrait constituer une infraction pénale,

  • La recette au crédit d’un compte de recette avec application du taux normal de TVA.

En cas de défaut de communication sur le relevé de compte bancaire du taux de TVA applicable aux encaissements et notamment en cas de présence de plusieurs taux de TVA dans l’activité du client, le taux de TVA le plus élevé (20% actuellement) sera systématiquement appliqué. Aucune diligence complémentaire ne sera effectuée par l’expert-comptable.

Le client s’engage sous aucun prétexte à modifier, corriger, altérer etc. les documents émis par l’expert-comptable qui devront rester identiques.

Le client s’engage à déposer sur son compte bancaire professionnel la totalité des recettes (y compris les espèces) en provenance de la caisse.

6. HONORAIRES

L’expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.

Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes : par défaut, les honoraires sont payés mensuellement prélèvement automatique. En cas de refus, les honoraires sont payés par virement à réception de la facture. En cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé. En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux d’intérêt de ces pénalités inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, le taux d’intérêt sera égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage.

Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. Conformément aux articles 441-6 du Code de Commerce et D.441-5 du Code de Commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, outre les pénalités de retard, une obligation pour le débiteur de payer une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement. Une indemnité complémentaire pourra être réclamée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire.

Chaque rejet de prélèvement entraînera une facturation forfaitaire de 12 euros H.T.

Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée, ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture.

Le non-paiement des honoraires pourra entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.

En cas d’honoraire impayé, l’expert-comptable se réserve le droit de facturer forfaitairement les frais de relance sur la base de 15 euros H.T. la première, 30 euros H.T. la deuxième et 100 euros H.T. la troisième. Cette facturation des frais de relance se rajoute à la facturation des frais de rejet.

En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client. En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client sur la base d’un devis préalablement accepté.

En cas d’usage du droit de rétention prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des experts-comptables sera informé.

 

7. RESPONSABILITE CIVILE PROFESSIONNELLE DE L’EXPERT-COMPTABLE

En application de l’article 2254 modifié du Code civil, la responsabilité civile de l’expert-comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à trois ans à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise. Tout événement susceptible d’avoir des conséquences notamment en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance de l’expert-comptable. Toute action en responsabilité devra être introduite dans les trois mois suivant la date à laquelle le client aura eu connaissance du sinistre objet de ladite action.
La responsabilité de l’expert-comptable ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :

  • D’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client,

  • Du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire à l’expert-comptable,

  • Des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.

La responsabilité contractuelle à l’égard du client, pour toutes les conséquences dommageables d’une même mission, est limitée, expressément et d’un commun accord, à la somme maximale de 500 000 euros garantie par un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle. Si le client souhaite bénéficier d’une garantie supérieure à ce montant, l’expert-comptable reste à sa disposition pour étudier les modalités de mise en place d’une couverture exceptionnelle plus élevée moyennant la prise en charge du supplément de la prime d’assurance.

La responsabilité civile professionnelle de l’expert-comptable est couverte par un contrat d’assurance dont le client pourra obtenir communication du nom de l’assureur et du numéro de police d’assurance auprès du Conseil régional dont il dépend.

 

8. RESILIATION DE LA MISSION

En cas de résiliation par le client au cours d’un exercice comptable (ou pendant la mission en cas de mission ponctuelle), et sauf faute grave imputable à l’expert-comptable, le client devra verser à ce dernier les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 25% des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain.

En cas de manquement du client à l’une de ses obligations, l’expert-comptable aura la faculté de mettre fin à sa mission après l’envoi d’une mise en demeure sous forme de lettre recommandée restée sans effet.

En cas de défaillance de paiement de deux échéances au cours de l’exercice, l’expert-comptable se réserve le droit de résilier la mission de manière anticipée. Cette résiliation sera notifiée au client par lettre recommandée avec accusé de réception.

Dès la survenance d’un évènement susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts ou de porter atteinte à son indépendance, l’expert-comptable a l’obligation de dénoncer le contrat.

9. SUSPENSION DE LA MISSION

Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée. Pendant la période de suspension éventuelle, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.

En cas de défaillance de paiement d'une échéance, l’expert-comptable suspendra la mise à jour du dossier et les déclarations fiscales. Les travaux ne seront repris qu’à condition d’une régularisation totale et complète des impayés. L’expert-comptable ne pourra pas être tenu pour responsable des frais, pénalités et amendes diverses qui pourraient être appliqués au client du fait de l’absence des déclarations.

10. PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

Le client demeure propriétaire des données qui le concernent et, pour le cas des prestations comprenant le traitement des données à caractère personnel, est identifié comme le responsable de traitements au regard de la Loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978. Tenant compte de la Loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, transposant le règlement européen général sur la protection des données (RGPD), en sa qualité de sous-traitant au sens de la Loi informatiques et libertés, l’expert-comptable agira conformément aux dispositions des articles 34 et 35 de ladite Loi et s’engage à :

  • Traiter les données uniquement dans le cadre de la mission qui lui est confiée,

  • Prendre les précautions et les mesures nécessaires, au regard de la nature des données et des risques inhérents à ces traitements, afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que les tiers non autorisés y aient accès.

Dans le respect des obligations de confidentialité, ces données sont conservées pour une durée conforme aux dispositions encadrant les activités de l’expert-comptable.

Le client consent par la présente à ces traitements et peut exercer son droit d’accès, de rectification et d’opposition en adressant un e-mail à l’adresse communiquée.

11. DIFFERENDS

Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre l’expert-comptable et son client seront portés, avant toute action judiciaire, devant le président du Conseil Régional de l’Ordre compétent ou son représentant aux fins de conciliation.

 

12. DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPETENCE

Ce contrat de mission sera régi et interprété selon le droit français. Toute difficulté relative à l’interprétation ou l’exécution de ce contrat sera soumise, à défaut d'accord amiable, au Tribunal de commerce de DIJON.

 

13. MANDAT

En acceptant la présente lettre de mission et les conditions générales attachées, le client s’engage à signer parallèlement et dans un délai au maximum de 7 jours des présentes les différents mandats nécessaires à la mise en place du dossier. Les mandats sont les suivants :

  • Autorisation de prélèvement (mandat de prélèvement SEPA) au bénéfice de l’expert-comptable,

  • Convention tripartite entre le client, l’expert-comptable et chacun des organismes bancaires du client. Le client s’engage en même temps à informer, sans délai, l’expert-comptable de tout changement de domiciliation bancaire et à donner un nouveau mandat pour chaque nouveau compte ouvert,

  • Mandat tripartite permettant de transmettre l’ensemble des déclarations fiscales et sociales aux administrations concernées et de générer les paiements découlant de ces déclarations,

  • Donner à l’expert-comptable l’accès à l’espace professionnel du client sur le site www.impots.gouv.fr en suivant la procédure qui sera communiquée par l’expert-comptable.